در این مقاله میخواهیم در خصوص استقرار پروژه های نرم افزاری مروری داشته باشیم چرا که در فاز استقرار بیشترین چالش ها با مشتریان وجود دارد.
تغییر در زیرساخت‌های نرم‌افزاری، چالش‌های زیادی در سطح سازمان یا شرکت به دنبال دارد که بسته به ضریب نفوذ نرم‌افزار در میان کارکنان و مشتریان، مجموعه‌ای که یک سیستم نرم‌افزاری جدید را پیاده‌سازی می‌کند با مشکلات گسترده‌ای جهت ترویج فرهنگ استفاده از آن مواجه می‌شود. با برنامه‌ریزی دقیق و حضور مستمر کارشناسان توسعه نرم افزار و آموزش ها و مستندهای لازم در فرایند استقرار نرم‌افزارهای سازمانی، راهکاری است برای مدیریت تغییر به‌نحوی‌که حداکثر رضایت‌مندی در سازمان‌ها و شرکت‌های مشتری حاصل شود در این فاز از پروژه بیشترین خون ها ریخته می شود بررسی ها نشان می دهد حتی موجب به فنا رفتن پروژه می شود.
روایتی از فاز استقرار نرم افزار
مدیران پروژه نرم افزاری بایستی توجه ویژه‌ای به نحوه راه‌اندازی از نظر زمانبندی پروژه، کیفیت عملکرد تیم استقرار و پیاده‌سازی، آموزش کاربران، تبدیل اطلاعات پایه از نرم‌افزار قبلی و بهره‌برداری آسان و بهینه از نرم‌افزار داشته باشند. از سوی دیگر تمرکز و توجه کافی توسط مشتری و همراهی کارشناسان شرکت کارفرما از مهم‌ترین نیازها در جهت پیشبرد یک استقرار موفق است. با انجام موفق فرایند استقرار، کارایی و اثربخشی یک نرم‌افزار محقق خواهد شد.
گام های استقرار نرم‌افزار
نیت و قربه الی الله
نصب و راه اندازی
آماده‌سازی سرور و مقدمات انجام کار در این مرحله صورت می‌گیرد. تعیین و کنترل حداقل‌های سخت‌افزاری مورد نیاز و سایر الزامات توسط تیم دوآوپس و معمار نرم افزار انجام شده و صورت جلسه نصب به تایید طرفین می‌رسد. لازم به ذکر است در حین راه اندازی سرور ها بایستی از داشتن سرور پشتیبان (Disaster Recovery) اطمینان حاصل کرد.
بلایا بسته به سناریو می‌توانند انواع مختلفی از خسارات را با شدت‌های مختلف وارد کنند. قطع کوتاه‌مدت شبکه می‌تواند منجر به ناامیدی مشتریان و از بین رفتن معامله‌های یک سیستم کسب و کار الکترونیکی شود. طوفان یا گردباد می‌تواند کل تأسیسات تولیدی، مرکز داده یا دفتر را از بین ببرد.
تعیین تیم پروژه
معرفی تیم پروژه توسط مدیر واحد استقرار در این مرحله صورت می‌گیرد. تیم پروژه به صورت مکتوب به نماینده مشتری معرفی می‌شود و ساختار و چینش تیم بایستی مشخص باشد.
شناخت بیزینس
آشنایی با روال‌ها، الزامات، گلوگاه‌ها، تعیین نقاط ریسک و آماده‌سازی سازمان مشتری در فرایند شناخت انجام می‌شود. این فرایند بسته به نوع صنعت ممکن است از یک جلسه تا چند جلسه نیازمند زمان باشد. یکی از اقدامات بسیار مهم جلسات شناخت تصویب کدینگ مالی است که معمولا توسط مدیر مالی مشتری و نماینده شرکت حامی صورت می‌گیرد.
ارایه زمانبندی (گانت چارت)
براساس جلسه شناخت، کارشناس پروژه نسبت به ارایه یک جدول زمانبندی شده اقدام می‌نماید.
پیاده سازی
همزمان با آموزش عملیات پیاده‌سازی نرم‌افزار صورت می‌گیرد. بدیهی است مواردی که در جلسه آموزشی به مشتری انتقال داده شده است در این جلسات اجرا و عملیاتی می‌شود.
انتقال داده
اطلاعات قبلی مشتری در قالب فایل‌های با فرمت مشخص به کارشناس پروژه تحویل می‌شود. مشتری باید داده‌ها را بررسی نموده و اطلاعات خراب، تکراری و غیرقابل استفاده را در فایل اصلاح نماید.
موازی کاری
بسته به شرایط پروژه و تصمیمی که در جلسه شناخت گرفته می‌شود، ممکن است این مرحله انجام شود. کلیه کاربران مشتری، بخشی از داده‌های واقعی خود را در نرم‌افزار ثبت نموده و کنترل می‌کنند.
Go Live
نرم‌افزار در این مرحله راه اندازی می‌شود. بدیهی است در شروع راه‌اندازی نرم‌افزار کنترل‌های بیشتری توسط واحدهای کنترلی سازمان مشتری باید صورت گیرد.
آموزش
بعد از golive بایستی برگزاری جلسات منظم بصورت حضوری یا از ریموت در این مرحله صورت گیرد . کلیه جلسات براساس زمانبندی ارایه شده انجام می‌شود.
اگر کارمندان نحوه استفاده از این برنامه را بلد نباشند یا از استفاده ازین برنامه بترسند، برنامه شکست می‌خورد. آموزش ضعیف منجر به کاهش میزان پذیرش می شود. کاربران باید از ابتدای پیاده سازی نرم افزا ها،درگیر شوند. این کار با آموزش در مورد مزایای کسب و کار و زندگی کاری خودشان آغاز می‌شود و به یک برنامه آموزش جامع تبدیل می‌شود. اولین قدم،اطلاع‌رسانی زودهنگام در مورد تغییر است. سپس، باید یک برنامه آموزشی تعریف کنید که برای بخش ها وانواع مختلف وظایف و افراد مناسب باشد.
شما باید با آنها کار کنید و موادآموزشی آنها را با محتویات خود تکمیل کنید. جهت برنامه ریزی دوره آموزشی خود، ابزارهای زیر را در نظر بگیرید:
- یک سیستم مدیریت دانش به‌روزشده
- آموزش‌های ویدئویی
- کارگاه‌های آموزشی که با توجه به نوع کاربر با هم متفاوتند
- کاربران فوق العاده و قهرمانان
- حمایت اختصاصی مرکز پشتیبانی
پروژه های نرم افزاری
مراقبت از مشتری
پس از مرحله آموزش و Go Live، تیم پروژه و عملیات به مدت چند روز تا چند ماه بسته به ابعاد پروژه باید نسبت به مراقبت از نرم‌افزار و کاربران استفاده کننده و تعیین نیازهای پوشش داده نشده اقدام نمایند.
بازرسی
در پایان پروژه واحد مراقبت از مشتری جهت بازرسی به صورت حضوری یا از راه دور اقدام نموده و نسبت به ارایه گزارش به مدیرعامل اقدام کنند. در تمام مراحل اجرای استقرار، تیم مراقبت از مشتری به عنوان ناظر در کنار مشتری قرار دارد و مشتری می‌تواند درخواست‌های خود را به این واحد اعلام نماید.
